Em muitos clubes, as presenças nos treinos vivem na cabeça do treinador ou numa folha de papel que acaba esquecida no saco da bola. Registar presenças parece burocracia, mas é das informações mais úteis que um clube pode ter. Este guia explica porquê, e como fazê-lo sem perder tempo, mesmo num pavilhão onde o telemóvel não tem rede.
Porque vale a pena registar presenças
Para o treinador
- perceber quem está a faltar com frequência antes de isso se tornar abandono;
- fazer convocatórias com critério e explicá-las às famílias;
- planear o treino conforme o número habitual de atletas.
Para a direção
- saber quantos atletas treinam de facto em cada equipa, e não apenas quantos estão inscritos;
- justificar a ocupação de espaços e o número de treinadores;
- ter dados para relatórios de atividades e candidaturas a apoios.
Para as famílias
- ter uma resposta clara quando perguntam "o meu filho tem ido aos treinos?";
- perceber o critério das convocatórias.
Passo 1: decidir o que se regista
Mantenha o registo simples. Para cada treino:
- presente;
- falta justificada (doença, escola, aviso prévio);
- falta não justificada.
Se quiser, acrescente "atraso" ou "lesionado, assistiu". Mais do que isso tende a não ser preenchido.
Passo 2: ter os treinos já criados
O registo é muito mais rápido quando o treino já existe e a lista de atletas da equipa aparece pronta. Para isso, defina os horários semanais de cada equipa (dia, hora, espaço, treinador) e gere os treinos a partir deles. O treinador só tem de abrir o treino do dia e marcar.
Com os horários definidos, é também mais fácil detetar conflitos: duas equipas no mesmo campo à mesma hora, ou o mesmo treinador em dois sítios.
Passo 3: registar no momento, mesmo sem rede
O melhor momento para marcar presenças é no início do treino, enquanto os atletas aquecem. Registar à noite, de memória, dá maus resultados.
O problema clássico: o pavilhão ou a piscina não tem rede. As soluções habituais são:
- papel e passagem posterior: funciona, mas duplica o trabalho e depende de alguém passar os dados;
- uma app que funcione sem rede: o treinador marca no telemóvel, os dados ficam guardados no aparelho e são enviados quando volta a haver ligação.
A segunda opção é a que mais se mantém ao longo da época, porque não pede trabalho extra a ninguém.
Passo 4: tratar as justificações
Combine com as famílias como se avisa uma falta (mensagem ao treinador, resposta à convocatória, app do clube). Quando a justificação chega depois do treino, o treinador ou o coordenador atualizam o registo. Se duas pessoas marcarem o mesmo atleta, deve valer o registo mais recente.
Passo 5: usar os relatórios
Os dados só valem se forem consultados. Alguns relatórios úteis:
- assiduidade por atleta: percentagem de presenças no mês ou na época;
- assiduidade por equipa: média de atletas por treino;
- atletas em risco: por exemplo, três faltas seguidas não justificadas;
- comparação entre meses: quebras de assiduidade em épocas de exames ou de férias.
Exemplo: o coordenador da natação repara que um nadador infantil faltou a seis dos últimos oito treinos. Uma conversa com a família revela uma mudança de horário escolar. O clube muda o atleta para outro turno em vez de o perder.
Lista de verificação
- Horários semanais definidos por equipa
- Critérios de presença combinados com os treinadores
- Registo feito no início de cada treino
- Solução para pavilhões e piscinas sem rede
- Forma de justificar faltas comunicada às famílias
- Relatório de assiduidade revisto todos os meses
- Atletas com muitas faltas acompanhados pelo coordenador
Como a Associu ajuda
Na Associu, os horários semanais geram os treinos e a deteção de conflitos avisa quando um espaço, um treinador ou uma equipa estão em dois sítios ao mesmo tempo. O treinador marca as presenças numa app que funciona sem rede e sincroniza depois, e os relatórios de assiduidade estão prontos a consultar. As convocatórias permitem às famílias responder se o atleta alinha. Veja em treinos e presenças.
Os treinos aparecem no calendário do clube, ao lado dos jogos e das provas. Para clubes com várias modalidades, veja a página para clubes multimodalidade.
Perguntas frequentes
O registo de presenças toma muito tempo ao treinador?
Com a lista da equipa já pronta, marcar presenças leva um a dois minutos por treino. O que toma tempo é passar papel para o computador, e isso evita-se registando diretamente no telemóvel.
E se o pavilhão não tiver rede?
Use uma app que guarde os registos no telemóvel e os envie quando houver ligação. Assim o treinador marca no início do treino e não tem de se lembrar de nada depois.
Devo mostrar a assiduidade às famílias?
Ajuda a explicar as convocatórias e a envolver os pais. Mostre-a com cuidado, centrada no atleta da própria família, sem comparações com outros atletas.
Com que frequência devo olhar para os relatórios?
Uma vez por mês é suficiente para a maioria das equipas. O coordenador técnico pode rever todas as equipas da secção na mesma altura e falar com os treinadores sobre os casos que se destacam.