As quotas e as mensalidades são, na maioria dos clubes, a receita mais regular. Também são a maior fonte de dores de cabeça na secretaria: a mãe que pagou por transferência e ninguém registou, o sócio que acha que já pagou o ano, o atleta que treina há três meses sem pagar. Este guia propõe uma forma de organizar tudo, que funciona numa folha de cálculo ou num programa de gestão.
Quota e mensalidade não são a mesma coisa
Antes de cobrar, convém separar os dois conceitos:
- Quota de sócio: o valor que cada sócio paga para pertencer ao clube. Costuma ser anual ou mensal e varia por tipo de sócio (efetivo, juvenil, família, honorário).
- Mensalidade da modalidade: o valor que o atleta paga para treinar numa secção. Varia por modalidade e, muitas vezes, por escalão (os benjamins da natação pagam menos do que os juniores, por exemplo).
Um atleta pode pagar as duas coisas. Se estiverem misturadas num único valor, fica difícil saber quanto rende cada secção e quanto vem das quotas propriamente ditas.
Passo 1: definir a tabela de valores
Escreva numa só tabela todos os valores em vigor nesta época:
| O quê | Para quem | Valor | Periodicidade |
|---|---|---|---|
| Quota de sócio efetivo | Adultos | (valor) | Anual |
| Quota de sócio juvenil | Até à idade definida nos estatutos | (valor) | Anual |
| Mensalidade natação | Escalão infantil | (valor) | Mensal, setembro a junho |
| Mensalidade futebol | Escalão sub-13 | (valor) | Mensal, setembro a junho |
Defina também, por escrito e aprovado pela direção:
- quantos meses se cobram por época (dez? onze?);
- se há joia de inscrição;
- os descontos (irmãos, atletas que treinam em duas modalidades, filhos de treinadores);
- o dia até ao qual a mensalidade deve ser paga.
Uma regra escrita evita discussões ao balcão.
Passo 2: tratar as famílias como uma unidade
Muitas famílias têm dois ou três filhos no clube. Para a secretaria e para os pais, é muito mais fácil pensar na família:
- associe cada atleta menor ao seu encarregado de educação;
- quando a família paga, registe o pagamento de várias mensalidades de uma vez, em vez de uma a uma;
- aplique o desconto de irmãos de forma consistente (por exemplo, percentagem no segundo filho e seguintes) e deixe a regra visível na tabela.
Exemplo: a família Silva tem dois filhos na natação e um no futebol. Em outubro transfere um valor único. Se o pagamento for registado por família, ficam pagas as três mensalidades de outubro e o recibo sai em nome de quem pagou.
Passo 3: gerar as cobranças no início de cada mês
O erro mais comum é só registar o que entra. Assim nunca se sabe quanto falta. A forma correta é:
- No dia 1 de cada mês, criar a cobrança de cada atleta e de cada sócio com quota mensal (o "devido").
- À medida que os pagamentos chegam, ligá-los às cobranças (o "recebido").
- O que fica por ligar é a dívida.
Com este método, a pergunta "quanto nos devem?" tem resposta imediata.
Passo 4: mostrar sempre recebido e devido lado a lado
Um relatório que só mostra "recebemos 3 200 € em outubro" esconde metade da história. Se o devido era 4 000 €, há 800 € por cobrar. Habitue-se a olhar para as duas colunas:
- por mês;
- por secção ou modalidade;
- por família.
Isto ajuda também a direção a perceber se uma secção vive das mensalidades ou depende de outras receitas.
Passo 5: lidar com os atrasos com método
Os atrasos acontecem quase sempre por esquecimento, não por má vontade. Uma rotina simples:
- Primeira semana após o prazo: lembrete simpático, com o valor e a forma de pagar.
- Um mês de atraso: segundo lembrete e contacto do treinador ou do coordenador da secção, se fizer sentido.
- Dois ou mais meses: conversa com a família. Às vezes há uma dificuldade real e pode combinar-se um plano de pagamento.
Defina com a direção o que acontece em caso de atraso prolongado e escreva-o no regulamento interno. Antes de enviar qualquer lembrete, confirme que o pagamento não chegou: nada irrita mais uma família do que receber um aviso de dívida de algo que já pagou. Por isso vale a pena rever a lista de devedores antes de cada envio.
Lista de verificação mensal
- Cobranças do mês criadas para todos os sócios e atletas ativos
- Pagamentos da semana registados e ligados às cobranças
- Transferências do extrato identificadas (quem pagou, para que filho)
- Lista de devedores revista antes de enviar lembretes
- Recebido e devido por secção enviados à direção
- Altas e baixas de atletas atualizadas (quem saiu não deve continuar a gerar cobranças)
Como a Associu ajuda
Na Associu, as quotas e mensalidades são definidas por secção ou escalão e geradas automaticamente no dia do mês que o clube escolher. A secretaria regista pagamentos em numerário ou transferência, e pode liquidar várias cobranças de uma família de uma só vez. As dívidas em atraso aparecem numa lista própria, e os valores recebidos e devidos estão sempre lado a lado. Veja como funciona em sócios e quotas.
Os lembretes aos devedores preparam-se em comunicação, mas nada é enviado sem aprovação de quem gere o clube. As famílias veem, na área de sócio, o que está pago e o que falta. Para identificar as transferências do banco, veja o guia de reconciliação bancária numa associação.
Perguntas frequentes
Devo cobrar quota de sócio a todos os atletas?
Depende dos estatutos e das regras do clube. Muitos clubes exigem que todo o atleta seja sócio, o que simplifica a gestão. Se for o caso, a quota do atleta menor costuma estar ligada à família e ao encarregado de educação.
Como aplicar o desconto de irmãos sem confusões?
Escreva a regra (por exemplo, a partir de que filho se aplica e sobre que valor) e aplique-a sempre da mesma forma. O mais simples é aplicar o desconto na cobrança, e não no momento do pagamento, para que o devido já reflita o valor correto.
O que fazer quando uma transferência não diz a que se refere?
Procure pelo nome do titular da conta, pelo valor e pela data. Se a família tiver vários filhos, confirme com o encarregado. Guarde a correspondência entre o nome no extrato e a família, para que no mês seguinte a identificação seja imediata.
Com que frequência devo enviar lembretes de pagamento?
Uma vez por mês costuma chegar, alguns dias depois do prazo de pagamento. Mais do que isso tende a ser ignorado. Reveja sempre a lista antes de enviar.