O fim do mês do tesoureiro
Abrir o extrato, procurar cada transferência, tentar perceber quem é "TRF M SILVA 45" e a que mensalidade corresponde. Em muitos clubes, a reconciliação bancária é uma noite inteira por mês. A Associu faz o trabalho de procura e deixa ao tesoureiro só a decisão.
Carregar o extrato do banco
Exporta-se o extrato do homebanking em CSV e carrega-se na Associu. A leitura de extratos em PDF está preparada, mas ainda não está ativa.
A Associu não se liga diretamente ao banco. O clube continua a controlar o que entra, e quando.
Primeiro, validar os saldos
Antes de mais nada, a Associu confirma que o saldo inicial mais os movimentos dá o saldo final do extrato. Se não bater certo, o extrato está incompleto ou mal exportado, e a importação para aí. É melhor saber já do que descobrir a diferença três meses depois.
Propostas que cruzam vários dados
Para cada movimento, a Associu propõe a que corresponde: a mensalidade de um atleta, a quota de um sócio ou as cobranças de uma família. Para isso cruza o IBAN, a referência, o NIF e o nome.
Nunca se baseia só no IBAN. A mãe que paga as mensalidades dos filhos a partir da conta do marido, ou o avô que paga a do neto, são casos comuns, e o cruzamento de vários dados evita atribuições erradas.
Nada é registado sem confirmação
As propostas são isso mesmo: propostas. O tesoureiro revê, corrige o que for preciso e confirma. Só nessa altura os pagamentos ficam registados e os recibos ficam por emitir no programa de faturação.
A exceção são as regras que o próprio clube marca como automáticas, por exemplo a comissão mensal do banco.
Reimportar não duplica
Cada movimento tem uma impressão digital. Se o mesmo extrato for carregado duas vezes, ou se dois extratos se sobrepuserem em alguns dias, os movimentos repetidos são reconhecidos e não entram duas vezes.
Aprende com o que se confirma
Quando o tesoureiro confirma que a transferência de uma certa conta com uma certa descrição é a mensalidade de um atleta, a Associu aprende. No mês seguinte, a proposta já vem certa. Com o tempo, a revisão fica mais rápida.
Ligado às finanças por secção
Os movimentos confirmados entram nas finanças por secção, com a repartição por modalidade. As cobranças pagas saem da lista de dívidas em sócios e quotas.
Para conhecer o processo em detalhe, veja o guia sobre reconciliação bancária numa associação.