Negado por defeito
Na Associu, quem entra não vê nada até lhe darem permissão. É o contrário de partilhar uma pasta com toda a direção e esperar que ninguém abra o que não deve.
Só o administrador principal do clube cria perfis e atribui permissões. Não há atalhos: um treinador não pode dar acesso a outro treinador, nem um diretor pode alargar o seu próprio acesso.
Permissão = o quê, que ação e onde
Cada permissão tem três partes:
- o recurso: sócios, atletas, quotas, finanças, treinos, documentos;
- a ação: ver, criar, alterar, eliminar, exportar;
- o âmbito: o clube inteiro, uma ou mais secções, ou as equipas atribuídas.
Assim, o coordenador da natação pode alterar as fichas dos atletas da natação e só ver as do futebol, ou nem isso. O tesoureiro vê as quotas de todas as secções. A secretaria inscreve sócios mas não mexe nas finanças.
O treinador vê só as suas equipas
O treinador tem acesso às equipas que lhe estão atribuídas: atletas, treinos, presenças e convocatórias. Não vê outras equipas, quotas nem pagamentos. Tem o que precisa para treinar, e nada mais.
Cada um vê só o seu vencimento
Os vencimentos são um dos dados mais sensíveis num clube. Cada colaborador vê apenas o seu. Só quem tem permissão para isso na direção vê os de todos, e cada consulta fica registada.
Verificado no servidor
As permissões não são só uma questão de esconder botões. Cada pedido é verificado no servidor e na base de dados. Mesmo que alguém tente aceder diretamente a uma página ou a uma lista, recebe apenas aquilo que pode ver. As exportações para Excel e PDF seguem as mesmas regras.
Registo de ações
Todas as alterações ficam registadas: quem fez, o quê e quando. As consultas a dados sensíveis, como fichas médicas e vencimentos, também. As tentativas de acesso recusadas ficam igualmente no registo.
Se um dia for preciso explicar o que aconteceu a uma ficha, ou quem viu o exame médico de um atleta, a resposta está lá.
Dados de menores protegidos
As fotografias de menores sem autorização de imagem não são publicadas. Nos resultados públicos, os nomes dos menores aparecem com as iniciais. As mensagens para menores seguem através do encarregado de educação. Mais no guia sobre autorização de imagem de menores.
Ajuda a cumprir o RGPD
Uma ferramenta não torna um clube conforme com o RGPD por si só, mas ajuda muito: acesso limitado a quem precisa, registo das consultas, dados de saúde protegidos. O guia sobre o RGPD num clube desportivo explica, em termos gerais, o que um clube deve ter em conta.
Os perfis aplicam-se também à área de sócio: cada família vê só os seus dados.