Setembro sem filas na secretaria
O início da época é o pior momento para a secretaria. Fichas em papel, letra difícil de ler, dados repetidos em três sítios, e depois horas a passar tudo para o computador.
Com as inscrições online, é a família que preenche os dados. A secretaria revê e aprova.
Uma ligação, um código ou um QR
O clube tem uma ligação de inscrição, um código e um QR. A ligação pode ir no email, no grupo dos pais ou no site do clube, onde há um botão de inscrição. O QR pode ficar num cartaz à entrada do pavilhão ou da piscina.
A família inscreve-se a si e aos filhos
O pai ou a mãe preenche os seus dados e os dos filhos de uma só vez e escolhe a modalidade de cada um. Fica tudo ligado como família desde o início: o encarregado e os atletas.
Não é preciso criar contas antes. A família só precisa do telemóvel ou do computador.
A secretaria aprova
Cada pedido chega a uma lista de pedidos por aprovar. A secretaria vê os dados, confirma a modalidade e aprova. Ao aprovar, a pessoa passa a sócio e, se for o caso, a atleta, com a ficha criada em sócios e quotas.
Nada entra na base de dados do clube sem esta aprovação. Um pedido duplicado ou incompleto resolve-se antes de causar confusão.
Escalão sugerido pela data de nascimento
Ao aprovar a inscrição de um atleta, a Associu sugere o escalão a partir da data de nascimento. A secretaria confirma ou corrige, por exemplo quando um atleta treina num escalão acima. A inscrição fica feita para a época, escalão e equipa, como se explica em atletas e inscrições.
Acesso à área de sócio
Depois da aprovação, a família pode ter acesso à área de sócio, com o cartão de sócio, as quotas, as convocatórias e os documentos a entregar. O tipo de acesso é definido pelo administrador principal do clube.
Treinadores por convite
Os treinadores entram de outra forma: por convite enviado pela equipa do clube. O treinador preenche os seus dados e o pedido fica à espera de aprovação do administrador principal, porque ser treinador dá acesso a dados de atletas.
Depois de aprovado, o treinador vê as equipas que lhe forem atribuídas e pode começar a marcar presenças.
Menos erros desde o primeiro dia
Os dados são escritos por quem os conhece. O nome do atleta aparece bem escrito, a data de nascimento está certa, o email é o que a família usa. A secretaria deixa de copiar fichas e passa a rever pedidos.