Un club deportivo maneja muchos datos personales: nombres, direcciones, teléfonos, cuentas bancarias, fechas de nacimiento y, a menudo, información de salud. Casi siempre los manejan voluntarios, con hojas de cálculo que circulan por correo y grupos de mensajería. Esta guía explica, en términos generales, el marco que se aplica en España y unos hábitos sencillos para cumplirlo mejor.
El marco: RGPD y LOPDGDD
En España se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, completado por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Que tu club sea pequeño o esté formado por voluntarios no lo deja fuera: el RGPD se aplica igual.
No hace falta ser experto para empezar a hacerlo bien. Lo importante es saber qué datos tienes, para qué los usas y quién puede verlos.
Qué datos trata un club
Haz una lista sencilla de los datos que recoge tu club y para qué:
- Socios: nombre, contacto, DNI, datos bancarios, para gestionar la condición de socio y las cuotas.
- Deportistas: fecha de nacimiento, categoría, equipo, asistencia, para organizar la actividad.
- Familias: datos de la madre, el padre o el tutor de cada menor.
- Salud: reconocimientos médicos, alergias, lesiones, cuando son necesarios para la práctica deportiva.
- Imágenes: fotos y vídeos de entrenamientos, partidos y eventos.
- Entrenadores y colaboradores: contacto, titulaciones, certificados y, si cobran, sueldos.
Esta lista es el punto de partida para todo lo demás. Si no sabes por qué guardas un dato, probablemente no deberías guardarlo.
Menores: la edad de 14 años
La LOPDGDD fija en 14 años la edad a partir de la cual un menor puede consentir por sí mismo el tratamiento de sus datos. Por debajo de esa edad, el consentimiento lo dan su madre, su padre o su tutor legal.
En la práctica, en un club con cantera esto significa:
- Para los menores de 14 años, los consentimientos los firma o da su representante legal.
- Conviene saber, en cada ficha, quién es la persona responsable del menor.
- Las comunicaciones sobre un menor van a su madre, padre o tutor.
Consulta con tu asesor cómo aplicar esta regla a cada caso concreto, por ejemplo a los deportistas de 14 a 17 años.
Fotos y vídeos de menores
Las fotos de los partidos y de los festivales son parte de la vida del club. También son una de las situaciones más delicadas. Un hábito prudente es:
- Pedir y registrar una autorización de imagen para cada menor, dada por quien corresponda.
- No publicar ninguna foto de un menor sin esa autorización.
- Usar iniciales, y no el nombre completo, cuando aparezcan menores en resultados públicos.
- Pensar dos veces antes de publicar una imagen, aunque haya autorización, si puede perjudicar al menor.
Pregunta a tu asesor qué tipo de consentimiento necesita tu club para cada uso de la imagen (web, redes sociales, carteles).
Datos de salud: el máximo cuidado
Los datos de salud son especialmente sensibles. En un club deportivo aparecen en los reconocimientos médicos, en las fichas de alergias o en las lesiones. Algunas buenas prácticas:
- Pide solo los datos de salud que de verdad necesitas para la actividad.
- Que solo puedan verlos las personas que los necesitan (por ejemplo, el entrenador del equipo y la coordinación), no toda la junta.
- Registra quién consulta esos datos y cuándo.
- No los envíes por correo ni por mensajería en hojas de cálculo abiertas.
Hábitos que marcan la diferencia
La mayoría de problemas de protección de datos en un club no vienen de ataques, sino de descuidos cotidianos:
- Hojas de cálculo que circulan. La lista de socios con DNI y cuentas bancarias enviada por correo a toda la junta. Mejor un único sitio con acceso controlado.
- Grupos de mensajería. Compartir datos de un deportista en un grupo de familias. Mejor un canal individual.
- Accesos que no se retiran. El entrenador que dejó el club hace dos temporadas y sigue teniendo la carpeta compartida.
- Cuentas compartidas. Una sola contraseña para toda la secretaría. Mejor un usuario por persona.
- Exportaciones sin control. Que cada persona solo pueda exportar lo que puede ver.
Derechos de las personas
Socios y familias pueden pedir ver sus datos, corregirlos o que se borren en determinados casos. Prepara una forma sencilla de atender estas peticiones: saber dónde están los datos de cada persona y quién puede responder. Tener todos los datos en un único sistema lo facilita mucho.
Cómo ayuda Associu
Associu está diseñado con estos hábitos en mente. Los permisos están denegados por defecto y se dan por recurso, acción y ámbito: el entrenador solo ve a sus equipos. La ficha médica solo la ve quien tiene permiso y cada consulta queda registrada. La autorización de imagen de cada menor la da el tutor en el área de socio y, sin ella, las fotos de ese menor se bloquean en las publicaciones. En la web pública, los menores aparecen con iniciales por defecto.
Puedes ver los detalles en permisos y seguridad y en deportistas e inscripciones. Si además trabajas con menores de forma habitual, lee la guía sobre el delegado de protección (LOPIVI).
Preguntas frecuentes
¿A partir de qué edad puede un menor dar su consentimiento?
En términos generales, la LOPDGDD fija esa edad en 14 años. Por debajo, el consentimiento lo dan su madre, su padre o su tutor legal. Para casos concretos, consulta con tu asesor.
¿Un club pequeño de voluntarios tiene que cumplir el RGPD?
Sí. El RGPD se aplica a quien trata datos personales, sea grande o pequeño y aunque esté formado por voluntarios. La buena noticia es que para un club pequeño cumplir suele ser cuestión de orden y de buenos hábitos.
¿Puede el entrenador ver la ficha médica de sus deportistas?
Puede tener sentido que vea lo que necesita para cuidar de su equipo, como una alergia. Lo prudente es que solo acceda a los datos de su equipo, que no vea más de lo necesario y que quede registrado cuándo los consulta.
¿Puedo publicar fotos de un partido de la cantera?
Solo de los menores que tengan autorización de imagen registrada, y teniendo en cuenta que la publicación no les perjudique. Consulta con tu asesor qué autorización necesitas para cada canal.
Esta guía es información general y no sustituye el asesoramiento de un abogado o asesor fiscal.