El reconocimiento médico de una deportista caducó en septiembre y nadie se dio cuenta hasta el día del partido. El certificado de un entrenador está en un cajón de la sede, sin saber de cuándo es. Associu lleva la cuenta de qué documentos tiene cada persona y cuándo caducan.
Tipos de documento definidos por tu club
Cada club decide qué documentos pide y a quién. Algunos ejemplos:
- DNI o documento de identidad.
- Reconocimiento médico deportivo.
- Autorización de la madre, el padre o el tutor.
- Seguro.
- Título de entrenador.
- Certificado de antecedentes, como el de delitos sexuales para quien trabaja con menores.
Para cada documento entregado queda guardada su fecha de caducidad, si la tiene.
Situación de cada persona
Para cada persona ves en qué situación está cada documento: entregado, pendiente de validar, a punto de caducar o caducado. Y en una lista ves todos los que faltan en un equipo o en una sección.
Entrega desde el móvil
La familia ve en el área de socio qué documentos le faltan. Hace una foto o sube un PDF desde el móvil. El documento queda pendiente de validar.
Validación por el club
Alguien de la secretaría revisa el documento y lo valida o lo rechaza. Así el club sabe que lo que consta como entregado está bien.
Avisos antes de caducar
Associu prepara avisos para los documentos que van a caducar. Pero, como todo lo que sale del club, los avisos se quedan como borrador hasta que alguien los aprueba. Tú decides cuándo se envían.
Las caducidades también aparecen en el calendario del club, como una capa más.
Datos de salud, solo para quien tiene permiso
Los documentos con datos de salud, como el reconocimiento médico, solo los ve quien tiene permiso. Los archivos se guardan en un almacén privado y cada vez que alguien abre uno queda registrado: quién lo abrió y cuándo.
Documentación de entrenadores
Los entrenadores también tienen sus documentos: título, certificados, seguro. Si tu club trabaja con menores, te interesa la guía sobre el certificado de delitos sexuales para entrenadores y la del delegado de protección (LOPIVI).
Qué no hace
Associu no comprueba los documentos con ningún organismo ni con las federaciones. Guarda lo que entrega cada persona, su caducidad y quién lo validó.